Персональные данные покупателей на маркетплейсе: обязанности продавца

Какие данные покупателя вы видите

Состав зависит от площадки, но практически всегда продавцу доступен набор сведений, по которым можно определить человека или связаться с ним — то есть персональные данные:

Важно: даже подменный телефон в связке с заказом относится к персональным данным — он позволяет связаться с конкретным человеком. То же и с адресом пункта выдачи в связке с именем. Почему граница проходит именно так и что ещё считается данными — в материале что относится к персональным данным.

На каком основании их обрабатывать

Правило — для каждой цели своё основание. Нельзя собрать данные для доставки, а потом «за компанию» слать по ним рекламу. Ориентир по типовым целям селлера:

Самая частая зона риска — рассылки: покупка сама по себе не даёт права рекламировать. Как оформить и хранить основание — в материале про согласие на обработку персональных данных. А нужно ли вам вообще подавать уведомление в Роскомнадзор как селлеру — в парном гайде.

Обязанности продавца по данным покупателей

Раз вы обрабатываете данные покупателей, у вас как у оператора появляется набор обязанностей — вот ключевые из них:

• Основание и цель — под каждую обработку своё, чаще всего согласие или исполнение договора.
• Минимизация — собирать только нужные данные, не «про запас».
• Сроки хранения — хранить не дольше цели, затем удалять или обезличивать (подробнее о сроках).
• Защита и доступ — не держать данные в общих чатах и открытых таблицах, разграничить доступ.
• Ответ на запросы — соблюдать права покупателя: уточнение, прекращение обработки, удаление.
• Реакция на утечку — знать, куда и в какие сроки сообщать.

Полный перечень требований к оператору — в материале об обязанностях оператора персональных данных. За их невыполнение предусмотрены штрафы за персональные данные, и начинаются они как раз с «мелочей» — рассылки без согласия или неотвеченного запроса покупателя.

Права покупателя и куда он жалуется

Покупатель — субъект персональных данных, и у него есть права, которые вы обязаны соблюдать. Он вправе:

• узнать, какие его данные вы обрабатываете и зачем;
• потребовать уточнить неверные данные;
• отозвать согласие и потребовать прекратить обработку;
• потребовать удалить данные, если основания для хранения больше нет.

Как всё сделать правильно: 5 шагов

Короткий порядок действий для селлера — от карты данных до ответа на жалобы:

1. Соберите карту данных покупателей, которые вы видите. Выпишите все данные покупателей, к которым у вас как у продавца есть доступ: ФИО в чате и отзывах, адрес пункта выдачи, подменный (или реальный) телефон, состав и история заказов, обращения о возврате и претензии. Это и есть персональные данные, которые вы обрабатываете — с них начинаются все обязанности.
2. Определите цель и законное основание для каждой обработки. Для каждой цели — исполнение заказа, обработка возврата, рассылка, аналитика — должно быть основание из 152-ФЗ. Часть операций закрывает договор и исполнение заказа, но самостоятельные цели вроде маркетинговых рассылок обычно требуют отдельного согласия покупателя. Нет основания — обработка неправомерна, даже если это «всего лишь телефон» в вашей базе.
3. Ограничьте состав и срок хранения только необходимым. Храните ровно те данные и ровно столько, сколько нужно для заявленной цели. После её достижения (заказ исполнен, срок возврата и гарантии истёк) данные подлежат удалению или обезличиванию. Бессрочная «база на всякий случай» — это и лишний риск утечки, и нарушение принципа минимизации.
4. Обеспечьте защиту и разграничьте доступ. Данные покупателей нельзя держать в общих чатах и открытых таблицах, к которым имеет доступ кто угодно. Разграничьте доступ сотрудников, используйте защищённые системы, не пересылайте данные третьим лицам без основания. Утечка данных покупателей — отдельное серьёзное нарушение с обязанностью уведомить Роскомнадзор.
5. Настройте ответ на запросы и жалобы покупателей. Покупатель вправе узнать, какие его данные вы обрабатываете, потребовать уточнения, прекращения обработки и удаления. Подготовьте порядок ответа на такие запросы и отзыв согласия. Если этого не сделать, покупатель может пожаловаться в Роскомнадзор — и проверка начнётся уже с претензии, а не с планового визита.

Частые ошибки

• Считают подменный телефон или адрес ПВЗ «не персональными данными».
• Используют данные, собранные для доставки, для рассылок без отдельного согласия.
• Хранят базу покупателей бессрочно «на всякий случай».
• Держат данные в общих чатах и таблицах с доступом всей команды.
• Не реагируют на запросы покупателя об удалении и отзыве согласия.
• Не знают, куда и в какие сроки сообщать при утечке данных.

Общий знаменатель — отношение к данным покупателей как к «своему активу без правил». Практичнее обратное: относитесь к ним как к чужой собственности, которую вам доверили под конкретную задачу — тогда основания, сроки и защита выстраиваются сами собой, а претензии и штрафы обходят стороной.

Читайте также

• Нужно ли продавцу на маркетплейсе уведомление в Роскомнадзор — парный гайд про статус оператора.
• Согласие на обработку персональных данных — основание для рассылок и сервиса.
• Права субъекта персональных данных — что вправе требовать покупатель.
• Срок хранения и уничтожение ПДн — сколько можно хранить данные покупателей.
• Обязанности оператора персональных данных — полный перечень требований.

Частые вопросы