// гайд · срок хранения · уничтожение

Срок хранения персональных данных: сколько хранить и как уничтожить

Материал обновляется · последняя редакция: 2026

«Сколько хранить данные клиентов?», «когда удалять анкеты соискателей?», «нужно ли составлять акт об уничтожении?» За этими вопросами — один принцип 152-ФЗ: персональные данные нельзя хранить дольше, чем нужно для цели, а по достижении цели их положено уничтожить. Разбираем, как определить срок хранения, когда возникает обязанность уничтожить данные, в какой срок это сделать и как оформить уничтожение, чтобы его можно было подтвердить.

›

Коротко. Срок хранения = достижение цели обработки, но не меньше срока, который прямо предписан законом для этой категории данных (бухгалтерия, кадры). Когда основание отпало — цель достигнута, согласие отозвано, срок истёк — данные уничтожают в установленный срок (как правило, до 30 дней при отзыве согласия) и оформляют это подтверждающим актом. «Храним всё на всякий случай» — нарушение и лишний риск при утечке.

// содержание

Сколько можно хранить данные
Когда обязаны уничтожить
В какой срок уничтожить
Как уничтожить и оформить акт
Когда закон обязывает хранить дольше
Работа со сроками: 6 шагов
Частые ошибки
Частые вопросы (FAQ)

Сколько можно хранить данные

В 152-ФЗ нет строчки «храните данные N лет». Вместо этого действует принцип: хранение не дольше, чем требует цель обработки. Как только цель достигнута и другого основания хранить данные нет — их нужно уничтожить или обезличить. Это часть более широкого требования минимизации: обрабатывать столько данных и так долго, сколько действительно нужно для заявленной цели, и ни граммом больше.

На практике срок складывается по правилу «дольше из двух»: сравниваете срок достижения цели и срок, который прямо предписан другим законом (например, для бухгалтерских или кадровых документов), и берёте больший из них — но только для тех данных, которых это основание касается. Сами по себе сроки хранения — это часть обязанностей оператора, и их принято заранее прописывать в документах, а не решать «по ситуации».

Когда обязаны уничтожить

Уничтожение — это не добрая воля, а обязанность, которая возникает при наступлении конкретных оснований:

Основание	Что происходит
Достигнута цель обработки	Данные больше не нужны — уничтожение (или обезличивание), если нет иного основания
Отозвано согласие	Если согласие было основанием — обработку прекращают, данные уничтожают
Истёк срок хранения	Срок из закона или из ваших документов закончился — данные удаляют
Неправомерная обработка	Нарушение нельзя устранить иначе — блокирование, затем уничтожение
Требование субъекта	Законное требование об удалении — уничтожение, если нет основания хранить

Чаще всего к уничтожению приводят два сценария: отзыв согласия и требование субъекта удалить данные. Как корректно обработать входящее требование субъекта — в материале о правах субъекта персональных данных и ответе на его запрос. Как устроен сам отзыв согласия — в материале о согласии на обработку.

В какой срок уничтожить

Как и со сроками ответа на запрос, единого числа «на всё» нет — срок зависит от основания:

Отзыв согласия. Обработку, которая опиралась на согласие, прекращают, а данные уничтожают в срок, как правило не превышающий 30 дней, — если нет иного законного основания продолжать обработку.
Неправомерная обработка. Если нарушение нельзя устранить, данные сначала блокируют, а затем уничтожают в установленный ограниченный срок.
Достижение цели / истечение срока. Уничтожение проводят по факту наступления основания — не затягивая: «висящие» лишние данные — это и нарушение, и лишний объём под утечку.

›

Конкретные сроки и порядок исчисления периодически уточняются — сверяйтесь с действующей редакцией статей 5 и 21 152-ФЗ. Практический принцип неизменен: наступило основание — не откладывайте уничтожение и зафиксируйте его документально.

Как уничтожить и оформить акт

Уничтожение должно быть необратимым и охватывать все места хранения, а не только основную базу. На бумаге — физическое уничтожение носителя (шредер, а не корзина). В электронном виде — удаление так, чтобы восстановление было невозможно, с учётом копий, выгрузок и резервных копий настолько, насколько это применимо и технически достижимо.

Ключевой момент, о котором забывают: факт уничтожения нужно подтвердить документом. Оформляется акт (или иной подтверждающий документ), где указано, какие данные, когда и каким способом уничтожены. Причина проста — бремя доказывания правомерности обработки и того, что данные действительно удалены, лежит на операторе. Устного «мы всё удалили» при жалобе субъекта или проверке недостаточно.

›

Форму подтверждения уничтожения и состав сведений в нём стоит сверять с действующими нормативными требованиями — они периодически уточняются. Порядок хранения и уничтожения удобно закрепить в политике обработки персональных данных и во внутренних регламентах.

Когда закон обязывает хранить дольше

Частый источник путаницы: цель обработки достигнута — значит, всё удалять? Не всегда. Другое законодательство (бухгалтерское, налоговое, трудовое, архивное) нередко обязывает хранить связанные документы ещё несколько лет. Это — самостоятельное правовое основание продолжать хранить именно эти данные именно для этой цели: исполнения требований закона.

Бухгалтерские и налоговые документы имеют собственные сроки хранения, которые могут превышать «жизнь» самой сделки.
Кадровые документы хранятся по правилам трудового и архивного законодательства — порой длительно.
Остальные данные, по которым такого основания нет, при достижении цели или отзыве согласия подлежат уничтожению в обычном порядке.

Главное — не смешивать: наличие обязанности хранить бухгалтерский документ не превращает «всю базу» в вечно хранимую. Держать можно только те данные и в том объёме, которого требует основание, а по остальным обязанность уничтожить сохраняется. Если субъект при этом требует удалить данные, которые вы обязаны хранить, ему об этом сообщают мотивированно — см. права субъекта и ответ на запрос.

Работа со сроками: 6 шагов

Собираем всё в единый маршрут — от определения цели до реакции на отзыв согласия. Один раз выстроив этот цикл, вы перестаёте копить лишние данные и снимаете часть рисков.

Определите цель обработки для каждой категории данных. Срок хранения не берётся из воздуха — он привязан к цели. Для каждой категории данных (клиенты, сотрудники, подписчики, соискатели) сформулируйте, зачем вы их обрабатываете. Пока цель не определена, невозможно сказать, когда данные станут лишними, — а именно достижение цели чаще всего и есть точка, после которой хранить их больше нельзя.
Установите срок хранения: цель или требование закона. Для каждой категории задайте срок по правилу «дольше из двух»: либо до достижения цели обработки, либо до конца срока, который прямо предписан законом (бухгалтерия, кадры, налоги). Если специального срока в законе нет, ориентир — достижение цели и, при обработке по согласию, его действие. «Храним на всякий случай бессрочно» — это нарушение принципа минимизации.
Закрепите сроки в политике и внутренних документах. Установленные сроки хранения и порядок уничтожения должны быть зафиксированы: в политике обработки персональных данных и во внутренних регламентах. Это не формальность — именно к этим документам обращаются и субъект, и проверяющий, чтобы понять, по каким правилам вы храните и удаляете данные.
Отслеживайте наступление оснований для уничтожения. Уничтожение — не разовая уборка «когда дойдут руки», а реакция на событие: достигнута цель, истёк срок, отозвано согласие, поступило законное требование субъекта, выявлена неправомерная обработка. Заведите механизм, который отлавливает эти события, — иначе данные будут накапливаться и превращаться в лишний риск при первой же проверке или утечке.
Уничтожьте данные и оформите подтверждающий акт. Уничтожение должно быть необратимым — как в электронном виде (включая копии и бэкапы, насколько это применимо), так и на бумаге. Факт уничтожения подтверждается документом (актом) с указанием, какие данные, когда и каким способом уничтожены. Без подтверждения вы не докажете, что данные действительно удалены, — а бремя доказывания лежит на операторе.
Реагируйте на отзыв согласия и запрос на удаление в срок. Отзыв согласия и требование субъекта удалить данные — самостоятельные основания для уничтожения, и на них закон отводит ограниченный срок (как правило, до 30 дней), если нет другого законного основания продолжать обработку. Встройте эти сценарии в общий процесс: получили отзыв или требование — проверили основания — уничтожили и зафиксировали.

›

За соблюдение сроков и порядок уничтожения в компании отвечает ответственный за организацию обработки персональных данных. Общий обзор всех требований — в материале о Роскомнадзоре и персональных данных для бизнеса.

Частые ошибки

Хранят данные «на всякий случай» бессрочно — нарушая принцип минимизации.
Не прописывают сроки хранения в политике и регламентах.
Удаляют данные из основной базы, забыв про выгрузки, таблицы и бэкапы.
Не оформляют акт об уничтожении — и нечем подтвердить, что данные удалены.
Не уничтожают данные после отзыва согласия или пропускают срок.
Наоборот, удаляют документы, которые закон обязывает хранить (бухгалтерия, кадры).
Смешивают «обязаны хранить один документ» и «храним всю базу вечно».

Общий знаменатель — отношение к данным как к активу, который «пусть лежит». На деле лишние данные — это пассив: за просрочку и избыточность предусмотрены штрафы за персональные данные, а при утечке теряется ровно то, что вы не удалили вовремя.

Частые вопросы

01Сколько можно хранить персональные данные?

Общее правило 152-ФЗ: данные хранятся не дольше, чем этого требует цель их обработки. Как только цель достигнута — например, договор исполнен, а иных оснований хранить данные нет, — их нужно уничтожить или обезличить. Единого «срока для всех» закон не устанавливает: для одних данных срок задаёт цель, для других — прямое требование другого закона (бухгалтерские, кадровые, налоговые документы имеют собственные сроки хранения). Поэтому корректный ответ всегда звучит как «до достижения цели, но не меньше срока, предписанного законом для этой категории».

02Когда оператор обязан уничтожить персональные данные?

Основных оснований несколько: достигнута цель обработки и нет иного основания хранить данные; субъект отозвал согласие, которое было единственным основанием обработки; истёк срок хранения, установленный законом или вашими документами; выявлена неправомерная обработка, которую нельзя устранить иначе; поступило законное требование субъекта об уничтожении. При наступлении любого из этих оснований данные подлежат уничтожению (а в ряде случаев допускается обезличивание) в установленный срок.

03В какой срок нужно уничтожить данные после отзыва согласия?

Если согласие было основанием обработки и субъект его отозвал, оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, который, как правило, не превышает 30 дней, — при условии, что нет иного законного основания продолжать обработку. Если такое основание есть (например, закон обязывает хранить документ определённый срок), обработка в его рамках продолжается, о чём субъекту сообщают мотивированно. Точные сроки сверяйте с действующей редакцией статьи 21 152-ФЗ.

04Нужно ли составлять акт об уничтожении персональных данных?

Да. Факт уничтожения нужно подтвердить документом — актом, где указано, какие данные, когда и каким способом были уничтожены. Причина проста: бремя доказывания правомерности обработки (и того, что данные действительно удалены) лежит на операторе. Устного «мы всё удалили» недостаточно — при жалобе субъекта или проверке именно акт подтвердит, что вы выполнили обязанность. Требования к подтверждению уничтожения периодически уточняются, поэтому форму и состав сведений сверяйте с действующими нормативными требованиями.

05Что делать, если закон обязывает хранить данные дольше, чем нужно для цели?

Это типичная ситуация: цель достигнута (например, сделка завершена), но бухгалтерское, налоговое или трудовое законодательство обязывает хранить связанные документы ещё несколько лет. В этом случае у вас есть самостоятельное правовое основание продолжать хранить именно эти данные именно для этой цели — исполнения требований закона. Важно не смешивать: хранить можно только те данные и только в объёме, которого требует это основание, а не «всю базу на всякий случай». По остальным данным, где основание отпало, обязанность уничтожить сохраняется.

06Как правильно уничтожить персональные данные технически?

Уничтожение должно быть необратимым и охватывать все места хранения. На бумаге — это физическое уничтожение носителя (шредер, а не просто выброс в корзину). В электронном виде — удаление так, чтобы восстановление было невозможно, с учётом копий, выгрузок и резервных копий в той мере, в какой это применимо и технически достижимо. Частичное «удаление из основной базы» при живых бэкапах и выгрузках в таблицах — распространённая ошибка: формально данные ещё обрабатываются. Продумайте заранее, где именно данные оседают, чтобы уничтожение было полным.

07Чем грозит хранение данных дольше положенного?

Хранение персональных данных сверх необходимого срока — это самостоятельное нарушение принципов обработки (избыточность и нарушение сроков), за которое предусмотрена административная ответственность. Но главный риск даже не в самом факте: чем больше и дольше вы храните лишних данных, тем крупнее потенциальная утечка и тем выше её последствия. Своевременное уничтожение — это не только соблюдение закона, но и снижение того объёма, который может утечь. Проще говоря: данные, которых у вас уже нет, невозможно потерять.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Правила о сроках хранения, основаниях и порядке уничтожения персональных данных приведены по действующей логике 152-ФЗ и со временем меняются — применимость к вашей ситуации, точные сроки и форму подтверждения уничтожения сверяйте с действующей редакцией статей 5 и 21 152-ФЗ, профильными нормативными требованиями и статьёй 13.11 КоАП РФ, а в спорном случае — с профильным юристом.